Klassenfahrten planen: zeitsparende Tipps

Schul- und Klassenfahrten sind beliebte Unternehmungen, die das Zusammenleben fördern und als außerschulische Lernorte die Anschauung und Auseinandersetzung mit unterrichtsrelevanten Themen ermöglichen. Die Planung und Durchführung einer Schulfahrt kann herausfordernd sein, da Lehrkräfte eine zusätzliche Aufgabe in ihrem ohnehin schon stressigen Alltag unterbringen müssen. Glücklicherweise gibt es verschiedene Wege, um bei der Planung Zeit, Nerven und auch Geld zu sparen.

Hier kommen 5 hilfreiche Tipps vom Klassenfahrtenanbieter alpetour.

Tipp 1: Über einen Klassenfahrtenveranstalter buchen

Die Unterstützung durch einen Klassenfahrtenveranstalter kann viel Zeit und Stress ersparen, denn dieser übernimmt einen Großteil der Organisation. alpetour ist seit 60 Jahren der führende Anbieter von Klassenfahrten in Deutschland und Europa. Auf alpetour.de gibt es eine große Auswahl an vorgefertigten Programmen, die flexibel an individuelle Wünsche und Budgets angepasst werden können. Über einen Klassenfahrtenanbieter zu buchen ist aber nicht nur bei der Planung hilfreich, auch während der Fahrt können sich Lehrkräfte bei Fragen oder Problemen an den Anbieter wenden.

Tipp 2: Rechtzeitig anfragen

Je früher die Klassenfahrt angefragt wird, desto größer ist die Chance, dass das Wunschziel in dem präferierten Zeitraum verfügbar ist. Es ist ratsam, sich direkt um eine Unterkunft zu kümmern, sobald der Klassenfahrtentermin an der Schule feststeht. Viele Reiseveranstalter und Unterkünfte gewähren eine kostenfreie Reservierung für circa zwei Wochen, bis eine finale Zusage erwartet wird.

Um Organisationsaufwand und Kosten zu sparen, sollte zudem unmittelbar bei der Anfrage beziehungsweise Buchung eine möglichst realistische Personenzahl angegeben werden. Wenn viel mehr Schülerinnen und Schüler angemeldet werden, als tatsächlich fahren, kann es bei Ausfällen zu Stornokosten kommen. Werden deutlich weniger Teilnehmende angemeldet, kann es passieren, dass der bestellte Bus nicht genügend Sitzplätze oder die Unterkunft keine weiteren Kapazitäten hat. Erfahrungsgemäß schwankt die Schülerzahl um etwa 10 Prozent – auch wenn bereits für das nächste Schuljahr gebucht wird. Dies ist in der Regel kein Problem, sofern Änderungen frühzeitig kommuniziert werden.

Tipp 3: Planungshilfen und Checklisten nutzen

Wenn Sie über alpetour buchen, sollten Sie die zur Verfügung gestellten Planungshilfen und Checklisten nutzen. Diese können die Organisation und Durchführung der Klassenfahrt maßgeblich erleichtern. Von Vordrucken für die Einladung zum Elternabend, über Argumentationshilfen für die Genehmigung der Klassenfahrt, bis hin zu Packlisten für die Schülerinnen und Schüler – zahlreiche Dokumente dienen als Hilfestellung.

Tipp 4: Mit einer weiteren Klasse fahren

Zusammen mit einer Parallelklasse zu fahren, hat gleich zwei Vorteile: Es spart Geld bei der Anreise und die Lehrkraft erhält vor Ort Unterstützung durch weitere Kolleginnen und Kollegen. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, sich mit einer fremden Klasse den Bus zu teilen. Der Klassenfahrtenveranstalter alpetour hat hierfür ein Konzept namens "Klasse sucht Klasse" entwickelt. Hier finden sich besonders günstige Reisemöglichkeiten gemeinsam mit anderen Gruppen. Auch für die Umwelt ist das von Vorteil, da CO₂-Emissionen eingespart werden.

Tipp 5: In der Nebensaison fahren

In der Nebensaison – von Mitte Oktober bis Mitte April – sind nicht nur die Preise günstiger, auch in der Unterkunft geht es meist ruhiger zu. Dies gilt vor allem für Städtereisen. Bei Klassenfahrten mit sportlichem Schwerpunkt ist es wichtig, dass der Termin auf die gewünschte Aktivität abgestimmt wird. Segeln und Rafting ist meist erst ab Ende April möglich, andere Aktivitäten wie der Besuch eines Hochseilgartens oder Bogenschießen sind in der Regel das ganze Jahr über durchführbar.

Mit diesen Tipps sollte einer unkomplizierten und reibungslosen Klassenfahrtenplanung nichts mehr im Weg stehen. Sollten Sie Fragen rund um die Organisation Ihrer nächsten Klassenfahrt haben oder sonstige Unterstützung benötigen, wenden Sie sich gerne an alpetour unter 08151 775-0 oder über die Website www.alpetour.de.