EU-Datenschutz-Grundverordnung an Schulen: Häufig gestellte Fragen

Im Folgenden beantwortet Jost Baum, Datenschutzbeauftragter in Nordrhein-Westfalen, häufig an ihn herangetragene Fragen von Schulleitenden zum Thema Datenschutz.

Seit der Verabschiedung der EU-DSGVO muss für jede öffentliche Schule eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter (DSB) benannt werden.

Gemäß Artikel 37 Absatz 3 EU-DSGVO kann für mehrere Schulen unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und Größe ein gemeinsamer DSB benannt werden. Das wird in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich gehandhabt.

Der DSB wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er sich auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutz-Praxis angeeignet hat. Er sollte möglichst nicht der (erweiterten) Schulleitung angehören, da sonst Interessenkonflikte auftreten können. Er sollte weiterhin möglichst einen informatischen Hintergrund haben und sich aber auch mit den gesetzlichen Vorgaben und Organisationsstrukturen in Schulen auskennen.

Zu den Aufgaben des DSB gehören insbesondere:

• die Unterrichtung und Beratung der Schule, insbesondere der Schulleitung und der dort Beschäftigten, hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten
• die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der Datenschutz-Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen
• die Beratung –  auf Anfrage –  im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgen-Abschätzung und Überwachung ihrer Durchführung
• die Zusammenarbeit mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz

Die Schule muss gewährleisten, dass der DSB ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird. Dies gilt insbesondere für die Einführung neuer Software, mit der personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Schulleitung, und die zuständige Behörde, müssen sicherstellen, dass der DSB bei der Erfüllung seiner Aufgaben keine Weisungen bezüglich der Art und Weise erhält, wie er seine Aufgaben erfüllt.

Betroffene Personen (also unter anderem Schülerinnen und Schüler, Personensorgeberechtigte oder Lehrkräfte der Schule) können den DSB zu allen Fragen zu Rate ziehen, die mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Zusammenhang stehen.

Die Schule veröffentlicht die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten in der Regel auf der Homepage der Schule.