Organisationsentwicklung: Wissensmanagement-Systeme an Schulen

Hintergründe zum Projekt

An der Beruflichen Schule City Nord aus Hamburg wird seit ungefähr zwanzig Jahren mit einem Wissensmanagement-System gearbeitet, das kollaboratives Arbeiten ermöglicht und digitale Dateien der Lehrerinnen und Lehrer sowie auch der Schülerinnen und Schüler sichert. Weil aber der Hersteller keine Weiterentwicklung im Sinne der Schule mehr betreibt und ein mit einer Plattform für digitales Wissensmanagement gekoppeltes Lern-Management-System (LMS) nur bedingt möglich ist, scheint ein Systemwechsel unabdingbar: An der Schule soll ein neues Wissensmanagement-System eingeführt werden.

In einem Projektbericht beschreibt ein Autorenteam der Beruflichen Schule City Nord den Auswahlprozess vor der Einführung eines neuen Wissensmanagement-Systems und zeigt mithilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse an fiktiven Beispielen, welche Kriterien für Schulen eine Rolle spielen, um die Entscheidung für ein Softwareprodukt künftig fundiert treffen zu können (siehe Download-Bereich).

In diesem Artikel geht es nun vorab aber allgemein darum, inwiefern Wissensmanagement-Systeme die Verteilung und Archivierung von Wissen an Schulen ermöglichen und den Alltag der Lehrkräfte sowie der Lernenden erleichtern können.

Vorteile von Wissensmanagement in der Schule

Nicht erst durch den DigitalPakt wird die Ausstattung von Schulen mit digitalen Medien zur Herausforderung für die Organisationsentwicklung. Schließlich nimmt die Anzahl digitaler Materialien für den Unterricht in Form von Videos, Podcasts oder anderen Dateien täglich zu. Zur Archivierung und Verteilung dieses Wissens greifen Lehrerinnen und Lehrer aller Schulformen bereits dankbar auf E-Learning durch diverse Lernplattformen zurück. 

Die zentrale Aufgabe eines Wissensmanagement-Systems in der Schule ist es, Wissen zum Beispiel in Form von Unterrichtsmaterial oder auch Arbeitsergebnissen sowohl an Kolleginnen und Kollegen als auch an Schülerinnen und Schüler sowie gegebenenfalls an die Elternvertretung oder den Ausbildungsbetrieb bedarfsgerecht zu verteilen. Ein Wissensmanagement-System sorgt dafür, dass das akkumulierte Wissen sinnvoll und simpel in einer Cloud gemanagt wird, um dann schnell und einfach auffindbar und einsatzbereit zu sein. 

Da die Komplexität der Schulen selbst und die an sie gestellten Anforderungen zum Beispiel durch die Einführung eines schulinternen Qualitätsmanagements stetig zunehmen, scheint die Unterstützung bei der Selbstverwaltung der Schule durch digitale Tools zudem sinnvoll und notwendig. Wissensmanagement-Systeme können an dieser Stelle helfen.

Darüber hinaus bereiten Schulen im Allgemeinen und Berufsschulen im Speziellen die Lernenden auf das Berufsleben vor, in dem sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auf Wissensmanagement-Systeme stoßen. Zur optimalen Vorbereitung ist es daher von Vorteil, dass die jungen Menschen bereits in der Schule ein System für Wissensmanagement kennengelernt haben. 

Wissensmanagement-Systeme als Maßnahme der Schulentwicklung

Die Einführung eines Wissensmanagement-Systems stellt eine umfassende und weitreichende Schulentwicklungsmaßnahme dar. Diese hat Berührungspunkte zu allen Teilbereichen der Schulentwicklung, wie zum Beispiel der Organisations-, Personal- und Unterrichtsentwicklung, die letztendlich immer nach dem gleichen Regelkreis ablaufen:

• Welches Ziel wird verfolgt?
• Ist-Zustand: Wie ist der derzeitige Status Quo und welche Rahmenbedingungen liegen vor?
• Soll-Zustand: Was soll nach erfolgreicher Umsetzung erreicht worden sein?
• Welche Maßnahmen, Aktivitäten, Schritte, Rahmenbedingungen und ähnliches müssen dazu angegangen, in die Wege geleitet und/oder geschaffen werden?
• Welche Stolpersteine existieren bereits oder sind zu erwarten und wie ge­ht die Schule damit um?
• Woran wird festgemacht, dass das Ziel erreicht wurde?
• Welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung werden ergriffen, damit der neu erreichte Zustand auch Bestand haben kann?
• Wie wird das Schulentwicklungsvorhaben evaluiert und was wird für die Zukunft daraus abgeleitet?

Nutzen und Auswahl digitaler Technologien

Digitale Technologien können ohne Zweifel das Wissensmanagement an Schulen erleichtern und sind gewissermaßen die Voraussetzung dafür, dass Wissen anderen zur Verfügung gestellt werden kann. Ein sol­ches System sollte Antworten auf folgende Fragen geben:

• Wie gelangen Nutzerinnen und Nutzer schnell an das benötigte Wissen?
• Wie dokumentieren Nutzerinnen und Nutzer ihr Wissen?
• Wie werden Redundanzen vermieden und wie wird Wissen genau den richtigen Personengruppen zur Verfügung gestellt?
• Wie wird Wissen gesichert und wie wird der Datenschutz eingehalten?
• Wie kann Wissen in Teams gemeinsam genutzt werden?

Um schließlich das geeignete Wissensmanagement-System auswählen zu können, muss der Entscheidungsprozess wie bereits oben erwähnt durch eine ausführliche Kosten-Nutzen-Analyse ergänzt werden. Welche Anforderungen dabei im Einzelnen an ein erfolgreiches System zum Beispiel im Bereich Hardware, Usability oder Anpassbarkeit gestellt werden, zeigt die Software-Auswahl an fiktiven Beispielen, die Sie im folgenden zum Download angebotenen Dokument nachlesen können.